Estudo avaliativo de uma ferramenta de monitoramento de programa em empresa pública federal

Resumo

A busca, incessante, por melhores práticas de gestão se faz presente a todo momento, em qualquer organização. Por isso, o monitoramento, seja das atividades, da qualidade ou do desempenho é fundamental para atingir os objetivos propostos. O presente estudo avaliativo incidiu sobre uma ferramenta gerencial de monitoramento de programa para verificar em que medida essa ferramenta atende às necessidades dos gestores. A abordagem avaliativa utilizada foi a centrada na administração, visando a identificação e o atendimento das necessidades de informação dos tomadores de decisão. Trata-se de uma avaliação qualitativa, ex-post, formativa, interna, com foco no processo e, sob a ótica dos padrões de avaliação de programas, uma avaliação da utilidade. A metodologia utilizou a triangulação de dados e buscou diferentes fontes de coleta de informação: entrevista aberta e em profundidade com o gestor, análise dos relatórios e questionário aos 11 coordenadores usuários, para conhecer a sua percepção sobre o Sistema de Gerenciamento do Projeto e sua eficiência. Os resultados permitiram identificar como tem sido utilizada a referida ferramenta gerencial, a sua utilidade para a tomada de decisão e os pontos fracos percebidos pelos dois tipos de usuários. Como conclusão, a avaliação indica que, embora necessite de reformulações e simplificação, o referido sistema constitui uma ferramenta útil, pois atende às necessidades de informações gerenciais de que carece o coordenador nacional. Como recomendação, propõe-se uma versão mais compacta de relatório, que permita aferir a qualidade dos dados da produção física e na qual se eliminem redundâncias e repetições, restringindo os itens descritivos e justificativos ao essencial. Sendo a avaliação conceituada como “determinação sistemática da qualidade ou valor de alguma coisa”, a autora considera que os resultados do estudo são relevantes para a empresa em foco.